A Universidade Federal da Paraíba (UFPB) tem se organizado para eliminar totalmente o uso de papel em processos administrativos. É o “uso zero de papel”. Segundo a UFPB, essa é uma tendência mundial e os procedimentos na instituição passarão a ser realizados por meios digitais, a partir de março deste ano. A informação foi confirmada pelo Pró-Reitor de Administração, professor Aluísio Souto, Reitor em exercício da UFPB. Ele informou que somente em um ano (2017) mais de 300 mil folhas de papel deixaram de ser usadas na UFPB. Ele contou, também, que esse trabalho já vem sendo preparado desde 2016 e acompanha uma determinação do decreto 8.539, da Presidência da República. Neste ano, de acordo com Aluísio Souto, não será recebido nem criado nenhum processo administrativo usando o papel. “Realizamos uma série de atos preparatórios para a implantação dos processos eletrônicos, fizemos testes e consolidamos os procedimentos necessários”, disse o Reitor em exercício. A “administração sem papel”, como vem sendo chamado esse processo, pretende aumentar a segurança, a transparência e promover maior economia para as instituições que a utilizem. “Teremos mais celeridade no atendimento das demandas, o fácil e rápido acesso às informações do processo, a redução dos custos com material de expediente e um grande impacto ambiental positivo”, avalia o professor Aluísio Souto. Na instituição vários setores como a Pró-Reitoria de Administração (PRA), a Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e o Arquivo Geral estão diretamente envolvidos no processo preparatório para a administração sem papel. A chefe do Arquivo Geral, professora Julianne Teixeira e Silva, informou que está sendo preparada toda uma campanha educativa, de mudança de cultura e comportamento nos ambientes da UFPB para implementação do processo de forma equilibrada. Ela explicou que, do ponto de vista da gestão, a UFPB ganhará eficiência institucional pela transparência e celeridade nas ações e maior controle dos processos administrativos. “Será uma mudança de cultura na execução das tarefas diárias dos técnicos-administrativos, dos docentes e também nas práticas dos estudantes”, comentou a professora. Ela explicou que atualmente a equipe envolvida no processo está trabalhando na melhora do módulo protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), preparando capacitações dos técnicos-administrativos e desenvolvendo tutoriais para uso do sistema. Somente no período de setembro a novembro de 2018, a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas já realizou cursos de capacitação para 15 turmas de técnicos-administrativos, com 230 pessoas capacitadas.
Ascom UFPB